Welk BTW tarief gebruik ik bij doorgerekende kosten?

Op kosten die u aan uw klant doorrekent en die verband houden met de prestatie die u hem levert, moet u BTW aanrekenen. Dit zowel voor kosten die u op één factuur samen met uw hoofdprestatie factureert als voor de kosten die u eventueel in een afzonderlijke factuur verstuurt. U neemt hierbij de kosten excl. BTW over van de aankoop en past hierop hetzelfde BTW tarief toe als het BTW tarief voor uw hoofdprestatie, ook als er voor de doorgerekende kosten een ander (of geen) tarief gold.

Voorbeeld

U voert voor uw klant een project uit waarbij u auto- en restaurantkosten aan hem doorrekent. U moet dan BTW rekenen op het aankoopbedrag van deze kosten excl. BTW. tegen het tarief dat u toepast op uw diensten (21% in dit voorbeeld dus)

Complicatie: bij buitenlandse restaurant- (en hotel-) kosten rekent u best het aankoopbedrag incl. de buitenlandse BTW door aangezien u zelf deze BTW op de aankoop ook niet kan terugtrekken in België

Voorbeeld

Als onderdeel van u werkzaamheden voor een klant koopt u postzegels aan. Op de aankoop van deze postzegels wordt geen BTW gerekend. Indien u nu deze kosten doorrekent aan uw klant moet u daarop 21% BTW aanrekenen, ook al heeft u zelf geen BTW moeten betalen op de aankoop.

Uitzonderingen

Indien u nu kosten doorrekent die helemaal losstaan van de overige diensten/goederen die u levert aan uw klant dan mag u het BTW tarief van de aankoop blijven gebruiken

Dit komst dus slechts in zeer uitzonderlijke omstandigheden voor

BTW terugtrekken

De BTW die u op de aankopen betaalde zal u terugtrekken via uw BTW aangifte. De BTW die u doorrekende aan uw klant kan hij op zijn beurt terugtrekken in zijn BTW aangifte

BTW die normaal niet aftrekbaar is

Restaurant en hotelkosten

De BTW hierop is normaal niet aftrekbaar. Indien u deze kosten doorrekent en deze expliciet apart vermeld op de factuur aan uw klant dan kan u de BTW die u betaalde op de aankoop toch terugtrekken. (Opgepast: enkel indien het om Belgische BTW gaat). Uw klant zal in dit geval de BTW dan wel niet kunnen terugtrekken.

Als u daarentegen alle kosten samenvoegt als één globaal bedrag dan zal u over dit gehele bedrag BTW aanrekenen en kan u op uw aankopen de BTW zoals normaal niet terugtrekken maar kan uw klant de BTW op zijn factuur wel terugtrekken.

Dus u kan best deze kosten steeds apart vermelden.

Autokosten

BTW op uw autokosten is maximaal 50% aftrekbaar. Indien u deze apart vermeldt op de factuur aan uw klant bijven de aftrekregels gelden en u kan dus niet zoals bij restaurantkosten onder deze voorwaarden ze toch terugtrekken. Bovendien moet uw klant dezelfde aftrekbeperkingen toepassen indien u ze apart vermeldt.

Dus u kan deze kosten best niet apart vermelden.