Van start met Cashaca - Verkopen

In deze les gaan we dieper in op het menu ‘Verkopen’ in Cashaca.

Functie ‘Nieuwe verkoop’

De functie ‘Nieuwe Verkoop’ gebruik je om verkopen in jouw boekhouding op te nemem. Je voert hier het bedrag van de verkoop in, het BTW percentage en de klanten informatie. Bij verkoop aan zakelijke klanten en EU klanten buiten België ben je verplicht een BTW nummer in te voeren. Deze is nodig om de jaarlijkse BTW klantenlisting op te kunnen stellen. Indien je het BTW nummer niet kent moet je de klant als een particulier aanduiden.

Verder is er de optie ‘Verlegging van BTW naar medecontractant’. Deze optie duid je aan als niet jij, als verkoper, maar de koper de BTW moet betalen aan de staat. Deze optie zal je waarschijnlijk nooit moeten gebruiken tenzij je in de bouwsector actief bent.

Voor bestaande klanten moet de klanteninformatie niet opnieuw worden ingevoerd. Het volstaat de klantennaam te selecteren in het uitklapbare invoerveld. Cashaca gebruikt het BTW nummer (of naam) om verkopen te groeperen per klant. Daarom is het aan te raden steeds de BTW nummer op een zelfde wijze in te voeren. (bv met BE en met of zonder puntjes tussen de cijfers)

Indien u cash aan particuliere klanten verkoopt volstaat het om één keer (op het einde van de dag) het totale cash bedrag te boeken als één verkoop: dit noemt men dagontvangsten. Bij verkopen aan zakelijke klanten moet je verplicht steeds per verkoop een aparte verkoop te boeken.

Er bestaat ook de mogelijkheid om leeggoed en statiegeld op te nemen op de factuur. Hiervoor moet u deze functionaliteit inschakelen bij instellingen.

Functie ‘Nieuwe verkoop met opstellen factuur

Bij verkopen aan zakelijke klanten moet je een factuur opstellen. Je kan dit in Cashaca doen via menu ‘Nieuwe verkoop met opstellen factuur’. Eén keer de factuur is opgesteld zal Cashaca deze automatisch als een verkoop boeken en moet je dit niet meer zelf doen.

We wijzen jou graag op enkele “verborgen” functionaliteiten die het opstellen van een factuur gemakkelijker kunnen maken.

  • Als je bij een Belgische klant het BTW nummer ingeeft zal Cashaca automatisch de adresgegevens opzoeken bij de overheid en deze invullen. Dit kan wel 2-3 seconden duren omdat de website van de overheid, die in de achtergrond wordt geraadpleegd, soms traag reageert.
  • Standaard wordt er één BTW tarief verondersteld die op alle items van de factuur wordt toegepast. Het is echter mogelijk om per item een ander BTW tarief te selecteren. Dit doe je door op “Wijzig formaat naar één BTW tarief per lijn” te klikken.
  • Cashaca houdt automatisch bij welke items er in oude facturen opgenomen werden. Als je een nieuwe factuur aanmaakt en de omschrijving van een item begint in te typen stelt Cashaca automatisch de historische items voor die voldoen aan wat je aan het typen bent. Je kan dan één van deze items selecteren en de prijs wordt dan automatisch ook ingevuld.
  • U kan de standaard informatie getoond op de factuur en de layout van de factuur (kleur, logo, ...) aanpassen via instellingen.

Nadat je op de knop ‘Factuur aanmaken’ hebt geklikt bestaat de mogelijkheid om de factuur af te drukken of deze door Cashaca per email te laten versturen. Wanneer Cashaca per email de factuur verstuurt wordt er bijgehouden wanneer jouw klant de laatste keer factuur heeft bekeken. Zo kan je opvolgen of de factuur goed ontvangen werd.

Afhankelijk van jouw abonnementsformule bestaat er ook de mogelijkheid om de pdf versie van de factuur als een bijlage aan de email te hangen en bij het niet betalen van de factuur automatische een herinneringsemail te laten verzenden bij verstrijken van de betalingstermijn.

Ter info, niets houdt jou tegen om facturen buiten Cashaca op te stellen en deze daarna als een gewone verkoop te boeken. In dit geval hang je best de factuur als bijlage aan de boeking.

Functie ‘Overzicht verkopen’

In dit scherm vind je een overzicht van alle verkopen die in de boekhouding zijn opgenomen. Verkopen waarvoor je reeds een betaling ontvangen hebt worden onder kolom ‘Status’ als groen aangeduid, anders als rood. Je kan de ontvangst van een betaling boeken door over de rode bol te gaan en hierop te klikken. Verkopen worden in de BTW aangifte en resultatenrekening opgenomen ongeacht of zij reeds betaald werden of niet.

Functie ‘Nieuwe uitgereikte creditnota’

Een creditnota is niets anders dan een “negatieve factuur”. Je laat een klant weten dat jij hem zal betalen ipv de klant jou moet betalen. Creditnota’s worden typische gebruikt om fouten op reeds verstuurde facturen recht te zetten. Je zal deze functie dan ook maar zelden gebruiken. Het opstellen van een creditnota is 100% gelijk aan het opstellen van een factuur. Creditnota’s worden ook opgenomen in lijst van de verkopen maar dan met een negatief bedrag en rode kleur.