Kan ik de kosten van mijn auto via de forfait regeling aftrekken als zelfstandige?

Woon-werkverkeer

De forfait regeling voor het berekenen van autokosten is enkel van toepassing op woon-werkverkeer. Een kapper die elke dag tussen zijn woning en zijn kapperszaak pendelt kan de forfait regeling dus gebruiken maar enkel voor deze verplaatsingen.

Via de forfait regeling mag je 0,15 euro per afgelegde kilometer als kost inbrengen in de personenbelastingaangifte. Deze forfaitaire kost heeft betrekking op alle rechtstreekse en onrechtstreekse autokosten. Als je deze regeling gebruikt mag je dus daarnaast geen andere bijkomende kosten meer aftrekken die verband houden met het woon-werkverkeer. (Intresten op een autolening en gsm-kosten mogen wel nog apart afgetrokken worden.)

Andere beroepsmatige verplaatsingen (werk-werkverkeer)

Vele zelfstandige voeren voor hun beroepsactiviteiten echter niet alleen verplaatsingen uit tussen hun woonplaats en een vaste werkplaats. Voor deze andere ritten mag de forfait regeling niet gebruikt worden maar moeten de werkelijke kosten via facturen, nota’s of ontvangstbewijzen bewezen worden. Deze werkelijke beroepskosten zijn slechts voor 75% aftrekbaar. Enkel de interestkosten op een autolening en de gsm in de wagen vallen niet onder deze 75% regeling en zijn 100% aftrekbaar.

Brandstofkosten vallen ook onder deze 75% regeling maar in plaats van bij elke tankbeurt bonnetjes bij te houden mogen deze kosten wel geschat worden door het aantal km dat u gereden heeft tijdens een jaar te vermeningvuldigen met de gemiddelde brandstof prijs en het verbruik van de wagen.

Beroepsmatige verplaatsingen bewijzen (werk-werkverkeer)

Bij een controle moet u uw beroepsmatige verplaatsingen kunnen bewijzen. Hier bestaan twee verschillende methodes voor.

Methode 1: de werkelijk gereden kms bijhouden. 

U dient voor elk wagen een rittenadministratie bij te houden van de werk-werk gereden kilometers. U kan dit doen via een rittenboekje, of eventueel een softwareprogramma. De woon-werkverkeer kms die u via de forfaitaire kosten methode berekent horen niet in uw rittenadministratie.

Dit rittenboekje of programma dient te bevatten:

  • km-stand bij het begin van het kalenderjaar
  • datum van de rit
  • beginadres
  • eindadres
  • afgelegde km per rit
  • totaal afgelegde km per dag
  • km-stand op het einde van het kalenderjaar

Methode 2: de privé kms forfaitaire bepalen

Dit is een omgekeerde berekening, waarbij het aantal privé kms op forfaitaire wijze wordt vastgelegd.

Daarbij wordt uitgegaan van jaarlijks 6.000 private km. Deze worden verhoogd met een forfaitair bepaald aantal km voor woon-werkverkeer. (Enkele rit x 2 per dag voor 200 werkdagen).

Formule

(6.000km privé kms + Woon-werk kms per rit x 2 x 200 werkdagen) / Totaal afgelegde kms = % privé gebruik

In deze methode dient u enkel aan het begin en op het einde van het jaar de kilometerstand te noteren

Praktische voorbeeld

In dit voorbeeld nemen we een zelfstandige die websites bouwt voor bedrijven. Omdat deze zelfstandige graag werk en privé gescheiden houdt huurt hij een kantoortje 10km van waar hij woont. Vier dagen per week pendelt hij tussen zijn woning en dit kantoor. Daarnaast bezoekt hij nog geregeld klanten en gebruikt hij zijn wagen ook voor persoonlijk gebruik.

De totale kost die deze zelfstandige kan aftrekken is de som van de woon-werkverkeer kosten en de andere beroepsmatige autokosten.

1. Berekening kosten woon-werkverkeer

  • Aantal km afgelegd per jaar: 20km per dag x 4 dagen per week x 52 weken per jaar = 4160 km
  • Forfaitaire kost per km: 0,15 eur
  • Aftrekbare kosten woon-werkveer: 624 euro.

2. Berekening overige beroepskosten

Om zijn andere beroepskosten te bewijzen houdt de zelfstandige ook een kilometerstand bij van de wagen voor elke beroepsmatige rit. Daaruit blijkt dat hij gedurende het jaar 3.000km beroepsmatige ritten heeft afgelegd bovenop zijn woon-werkverkeer. Het verschil tussen de meterstand bij het begin en het einde van jaar toont aan dat de wagen 10.000 km heef afgelegd.

  • 3.000 km / 10.000km = 30%: de zelfstandige mag 30% van alle autokosten betaald in het jaar bijkomend aftrekken bovenop de woon-werk gerelateerde kosten.

2.1 Overige beroepskosten exclusief brandstof kosten

  • Factuur onderhoud: 500 euro
  • Verzekeringkosten: 500 euro
  • Verkeersbelasting: 300 euro
  • Jaarlijkse afschrijving aankoop: 1500 euro
  • Totaal: 2800 euro

  • 2800 euro x 30 % beroepsgebruik = 840 euro beroepskosten zonder brandstofkosten (bovenop woon-werk verkeer)
  • Aftrekbaar geldeelte: 840 * 75% = 630 euro

2.2 Overige brandstofkosten

  • Gemiddelde brandstofprijs tijdens het jaar: 1,5 euro/liter
  • Verbruik wagen: 7 liter / 100km
  • Aantal km beroepsgebruik (excl. woon-werkverkeer): 3.000km
  • Schatting brandstofkosten: 3000 x 7/100 x 1,5 = 315 euro
  • Aftrekbaar gedeelte: 315 x 75% = 236 euro

3. Totaal aftrekbare beroepskosten wagen

  • 624 euro + 630 euro + 236 euro = 1490 euro.